ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Process

Back

PP5.2, R3, April 2026

Kalite Yönetim Süreci

Generate PDF

ENTRIES	RESOURCES	OUTPUTS
PROCESS COORDINATOR: ckurnaz@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Üniversitemizde yürütülen eğitim-öğretim, araştırma- geliştirme, topluma katkı ve yönetim sistemi faaliyetlerinin YÖKAK ölçütlerine, TSE ve diğer belgelendirme kuruluşları standartlarına uygunluğunu sağlamak; kurgulanan kalite güvence sistemi kapsamındaki iş ve işlemlerin tanımlanması, izlenmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini yönetmek
Birimler arası yazışma Kurumlar arası yazışma Kurum içi ve dışı bilgilendirme ihtiyacı Kurumsal Göstergeler Kurumsal Veriler Süreç Planı Kalite Komisyonu Toplantı Gündemi Kalite Komisyonu Kararları KGS Dokümanları Kalite Hedefleri ve Gerçekleşme Sonuçları KIDR İyileştirilecek Alanlar OMÜ KGS İş Takvimi	Ofis Ortamı Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı İnsan Kaynağı ÜBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat ÜNİKYS yazılımı Web Sayfası	Gösterge Hedefe Ulaşma Oranı Raporu Gösterge Raporları Eylem Planı ÜNİKYS raporları Birim İç Değerlendirme Raporları KİDR Komisyon Kararları Paydaş Etki Düzeyi Sonuçları KYS Performans Raporları YGG 1./2. Kademe Raporları İç Tetkik Raporu

Activities

F5.2.1 Süreç Yönetimi

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversitede yürütülen süreçlerin kalite güvence sistemine uygun olarak hazırlanmasını sağlamak, izlenmesini ve iyileştirilmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Süreç planlarının hazırlanması ve ÜNİKYS Sistemine tanımlanması/güncellenmesi işlemleri Süreç izleme kriterlerini tüm planlarda güncel tutulmasının sağlanması Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrolü Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapının oluşturulması, işleyişinin sağlanması ve takibinin yapılması	Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi İç Tetkikçi ORT-Kalite Sorumlusu Birim Kalite Komisyonu Süreç/Faaliyet İzleme Ofisi Personeli	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ Organizasyon El Kitabı PP.5.2.LST.002 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi PP.5.2.LST.0002 Dış Kaynaklı Doküman Listesi Şablonu PP.5.2.FR.0002-Görev Tanımı Tebliğ Tebellüğ Belgesi PP.5.2.FR.0024-OMÜ Dış Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0022-OMÜ İlgili Taraflar ve Beklentileri Tablosu PP.5.2.FR.0023-OMÜ İç Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0043 Süreç Kartı Şablonu Süreç Yönetimi El Kitabı PP.5.2.FR.0050 Görev Tanımı Şablonu PP.5.2.FR.0025-Süreç Etkileşim Şeması PP.5.2.TAL.0004 OMÜ Süreç Planı Oluşturma, Güncelleme ve Uygulama Talimatı PP.5.2.FR.0044 Fakülte-YO-MYO Organizasyon Şeması Şablonu PP.5.2.FR.0046 Araştırma Merkezi Organizasyon Şeması Şablonu PP.5.2.FR.0047 Koordinatörlük Organizasyon Şeması Şablonu PP.5.2.FR.0048 Daire Başkanlığı (İDARİ BİRİM) Organizasyon Şeması Şablonu PP.5.2.FR.0049 Enstitü Organizasyon Şeması Şablonu	ÜNİKYS ÜBYS Fiziki ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG1393 Güncellenen süreç faaliyeti sayısı KG1394 Güncellenen süreç planı sayısı
Risks: Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması-2025 PASİF RİSK Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması-2025 PASİF RİSK Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi-2025 PASİF RİSK Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması -2025 PASİF RİSK Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi -2025 PASİF RİSK Süreç planının güncellenmemesi nedeniyle yürütülen faaliyetlerin tam kapsamaması Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması-2025 PASİF RİSK İç tetkik sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi -2025 PASİF RİSK YGG sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi -2025 PASİF RİSK
Opportunities: ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile üniversitenin risk ve fırsatlarının anlık takip edilebilir olması-2025 YILI PASİF FIRSAT ÜNİKYS Doküman yönetimi modülü ile kontrolsüz doküman kullanımının minimuma indirilmesi -2025 YILI PASİF FIRSAT İç kaynaklarla üretilen OMÜ’ye özgü ÜNİKYS yazılımının kullanılıyor olması Süreç planlarında OMÜ’de gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin yer alması ile şeffaf, doğru ve yetki karmaşasına neden olmadan faaliyetlerin yürütülmesi

F5.2.2 Doküman Yönetimi

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversitenin akademik ve idari birimlerinde yürütülen faaliyetlerde kullanılan dokümanların standartlaştırılmasını sağlamak, tanımlanan ilke ve kurallara uygun doküman oluşturmak, dokümanları gözden geçirmek, dokümanları güncellemek ve düzenlemek, dokümanların kontrolsüz kullanımını engellemek, dokümanların tanımlanmış onay mekanizmaları doğrultusunda yayınlanmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Dokümanların oluşturulması Doküman taleplerinin alınması ve değerlendirilmesi işlemleri Dokümanların prosedüre uygun hale getirilmesi Dokümanların yayınlanması ve duyurulması işlemleri	Doküman Yönetimi Ofis Personeli Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ Organizasyon El Kitabı PP.5.2.İŞA.0017 Doküman Yönetimi İş Akışı PP.5.2.TAL.0003 Doküman Oluşturma Talimatı PP.5.2.LST.0001 Ana Doküman Listesi PP.5.2.FR.0001-Doküman Ekleme - Değiştirme Talep Formu (Talebinizi Sistem Üzerinden Oluşturmak İçin Tıklayınız) Süreç Yönetimi El Kitabı	UBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı KG789 Uygun görülmeyen doküman talep sayısı KG787 Güncellenen doküman sayısının toplam doküman sayısına oranı KG789 Uygun görülmeyen doküman talep sayısı
Risks: Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması
Opportunities: Doküman Yönetimi ile standartlara uygunluk ve sürekliliğin sağlanması Doküman Yönetimi ile dokümanlara hızlı ve kolay erişimin sağlanması Doküman Yönetimi ile paydaşlarla etkili iletişim ve standart iş birliğinin sağlanması

F5.2.3 Risk ve Fırsat Yönetimi

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversitesinin kurulsam hedeflerine ulaşmasını engelleyen stratejik, mali, yasal, operasyonel risklerinin birim/kurumsal düzeyde belirlenmesini sağlamak, her bir riskin risk puanını belirlemek, risk puanlarının düşürülmesi için aksiyon alınmasını sağlamak, faaliyetlere yönelik fırsatları belirlemek, risk ve fırsatları izlemek ve değerlendirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Risklerin tanımlanması Risk bildirimlerinin alınması ve değerlendirilmesi Risk puanını düşürmek amacıyla DİF’lerin planlanması Tamamlanan DİF’ler doğrultusunda risk puanlarının güncellenmesi Fırsat yönetim işlemleri	Birim Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Risk ve Fırsat Yönetimi Ofis Personeli	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.İŞA.0019 Risk ve Fırsat Yönetimi İş Akışı PP.5.2.FR.0026 Risk ve Fırsat Kayıt Formu	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG790 Uygun görülmeyen risk bildirim sayısı KG791 Yüksek risk grubunda yer alan risk sayısının toplam risk sayısına oranı
Risks: Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması
Opportunities: Risk ve fırsat yönetimi ile kriz yönetimi ve hızlı müdahale olanağının sağlanması Çalışanlar için daha güvenli ve düzenli bir iş ortamının sağlanması

F5.2.4 İç Tetkik Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi, TS ISO 10002:2018 Müşteri Memnuniyeti Yönetimi ve YÖK Kalite Ölçütleri kapsamında, kalite yönetim sisteminin yeterliliğinin ve mevcut uygulamaların dokümante edilen sisteme uygunluğunu denetlemek, hedeflere ulaşmadaki etkinliğini gözden geçirmek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
İç Tetkikçi taleplerinin alınması ve iç tetkikçi havuzunun oluşturulması İç Tetkik öncesi hazırlık işlemleri İç Tetkik planının oluşturulması ve iç tetkiklerin gerçekleştirilmesi işlemleri İç tetkik sonrası işlemler İç tetkik bulgu takip işlemleri	Birim Kalite Komisyonu İç Tetkikçi Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi TSE İç Tetkik ve YGG İşlemleri Ofisi Personeli	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ PP.5.2.İŞA.0021 İç Tetkik Süreci İş Akışı PP.5.2.FR.0039 İç Tetkikçi Performans İzleme Takip Formu PP.5.2.FR.0005 İç Tetkik Katılımcı Listesi PP.5.2.FR.0007 OMÜ İç Tetkik Üst Yönetim Soru Listesi PP.5.2.FR.0003 İç Tetkik Detay Planı PP.5.2.FR.0038 İç Tetkik Bulgu ve Takip Çizelgesi PP.5.2.FR.0018 İç Tetkik Raporu PP.5.2.FR.0004 İç Tetkikçi Performans İzleme Formu PP.5.2.FR.0040 İç Tetkikçi Ön Değerlendirme Kontrol Listesi PP.5.2.FR.0041 İç Tetkikçi Birim Değerlendirmesi Formu PP.5.2.FR.0006 OMÜ İç Tetkik Ana Soru Listesi	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG795 İç Tetkik sonucunda tespit edilen OMÜ'ye ait toplam bulgu sayısı KG796 OMÜ'ye ait İç Tetkik bulguları olması rağmen birimler tarafından açılmayan DİF sayısı KG797 İç Tetkikte görev alan alan kişi sayısı KG798 İç tetkikçi eğitimi talep eden kişi sayısı KG796 OMÜ'ye ait İç Tetkik bulguları olması rağmen birimler tarafından açılmayan DİF sayısı KG797 İç Tetkikte görev alan alan kişi sayısı KG798 İç tetkikçi eğitimi talep eden kişi sayısı KG1425 İç Tetkik sonucunda açılan toplam Düzeltme sayısı
Risks: İç tetkik sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi ÜNİKYS sistemindeki aksaklıklar nedeni ile iç tetkik işlemlerinin yürütülememesi
Opportunities: ÜNİKYS üzerinden iç tetkiklerin gerçekleştirilmesi ile daha aktif, hızlı ve kolay değerlendirmenin yapılması İç tetkik süreci ile birimlerde KGS’ye yönelik farkındalığın artması Üst yönetime KGS ile ilgili izleme ve değerlendirme imkânının sağlanması

F5.2.5 Yönetimin Gözden Geçirmesi İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: OMÜ’de KYS’nin amaca uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürdürmesini güvence altına almak, KYS sürecini değerlendirmek ve iyileştirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Koordinatörlükler (KK hariç), Enstitü Müdürlükleri
YGG öncesi hazırlık işlemleri Birim KYS Performans Raporlarının hazırlanması YGG 1. Kademe Raporunun hazırlanması ve toplantısının gerçekleştirilmesi OMÜ Bütünleşik KYS Performans Raporunun Hazırlanması YGG 2. Kademe Raporunun hazırlanması OMÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısının gerçekleştirilmesi YGG Eylem planının hazırlanması ve ÜNİKYS’de yayınlanması	Birim Kalite Komisyonu Bölüm Başkanı Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Genel Sekreter İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Öğrenci İşleri Daire Başkanı ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı Senato Strateji Geliştirme Daire Başkanı TSE İç Tetkik ve YGG İşlemleri Ofisi Personeli Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı Yapı İşleri Teknik Daire Başkanı	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ Organizasyon El Kitabı PP.5.2.İŞA.0003 Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Toplantısı İş Akışı - Üniversite İdari Birimleri PP5.2.İŞA.0004 Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Toplantısı İş Akışı - Araştırma Merkezleri PP.5.2.İŞA.0015 Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Toplantısı İş Akışı - Koordinatörlük - UİB - BAPKOB PP.5.2.İŞA.0016 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı (YGG) İş Akışı - OMÜ PP.5.2.İŞA.0001 Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Toplantısı İş Akışı – Fakülte, Myo, Enstitü PP.5.2.LST.002 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi PP.5.2.FR.0019 OMÜ YGG-KYS Performans Raporu PP.5.2.FR.0020 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) 1_2. Kademe Raporu Formu PP.5.2.FR.0024-OMÜ Dış Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0042 Birim Paydaş Katkı Matrisi PP.5.2.FR.0022-OMÜ İlgili Taraflar ve Beklentileri Tablosu PP.5.2.FR.0023-OMÜ İç Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0052 KYS Raporu İnceleme ve Değerlendirme Formu	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG1395 YGG göndermeyen birim sayısının toplam birim sayısına oranı KG799 YGG sonucu açılan DİF sayısı
Risks: YGG sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi
Opportunities: Yıl boyunca gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerin gözden geçirilmesi ile eksiklik/hataların tespit edilmesi YGG ile üst yönetimin kalite süreçlerinin mevcut durumu anlama ve iyileştirme imkanı tanıması

F5.2.6 TSE Dış Tetkik/Belge Yenileme Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: TSE yönetim sistemi belgelerinin devamlılığını sağlamak, yeterlilik şartlarını kontrol etmek ve KYS sürecini iyileştirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
TSE tetkik programı işlemleri Dış tetkik öncesi hazırlık işlemleri Dış tetkikin gerçekleştirilmesi Tetkik sonrası faaliyetler	BİDB Bilgi İşlem Daire Başkanı Birim Kalite Komisyonu Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Genel Sekreter İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Öğrenci İşleri Daire Başkanı ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Personel Daire Başkanı Rektör Rektör Yardımcısı Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı Senato Strateji Geliştirme Daire Başkanı Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı Yapı İşleri Teknik Daire Başkanı Dış Değerlendirme Ofisi Personeli	POL0008-OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM POLİTİKASI POL0009-OMÜ İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKASI POL0002-OMÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM POLİTİKASI POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI POL0005-OMÜ KALİTE POLİTİKASI POL0001-OMÜ ARAŞTIRMA POLİTİKASI POL0003-OMÜ ULUSLARARASILAŞMA POLİTİKASI POL0007-OMÜ YAYINLARI ve ARAŞTIRMA VERİLERİ AÇIK ERİŞİM POLİTİKALARI POL0010-OMÜ ENERJİ YÖNETİMİ POLİTİKASI POL0011-OMÜ BİLGİ GÜVENLİĞİ POLİTİKASI POL0012-OMÜ SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK POLİTİKASI POL0006-OMÜ TOPLUMSAL KATKI POLİTİKASI Kalite El Kitabı PP.4.4.PRS.0004 OMÜ BİLGİ GÜVENLİĞİ YEDEKLEME PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ İYİLEŞTİRİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0006 OMÜ UYGUN OLMAYAN ÜRÜN VE HİZMET PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ PP.1.2.PRS.0040 OMÜ EĞİTİM-ÖĞRETİM PERFORMANSINI DEĞERLENDİRME PROSEDÜRÜ PP.4.8.PRS.0002 OMÜ ENERJİ PLANLAMA PROSEDÜRÜ Organizasyon El Kitabı PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PP.5.2.LST.002 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi PP.5.2.FR.0024-OMÜ Dış Hususlar Tablosu PP.5.2.FR.0042 Birim Paydaş Katkı Matrisi PP.5.2.FR.0022-OMÜ İlgili Taraflar ve Beklentileri Tablosu PP.5.2.FR.0023-OMÜ İç Hususlar Tablosu Süreç Yönetimi El Kitabı	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG1396 Dış tetkik sonucunda tespit edilen bulgu sayısı
Risks: Dış tetkik sonucunda majör(büyük) bulgu alarak belgenin yenilenmemesi
Opportunities: TSE belgesinin devamlılığı ile kurumun görünürlülüğünün sağlanması Dış tetkik ile OMÜ’nün kalite süreçlerinin dış bir gözle değerlendirilmesine imkan tanıması

F5.2.7 Kalite Komisyonu İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Kalite Komisyonu toplantı işlemlerini yürütmek, gündemi hazırlamak ve duyurmak, toplantıların gerçekleştirilmesine sekretarya desteği sağlamak, alınan kararları duyurmak ve kararlarla ilgili işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Komisyon üyelerinin belirlenmesi ve görevlendirme işlemleri Kalite Komisyonu toplantı hazırlık işlemleri Kalite Komisyonu toplantı karar işlemleri Komisyon ÜNİKYS destek işlemleri Birim Kalite Komisyonu yıllık faaliyetleri işlemleri Birim Kalite Komisyonları üye bilgilerinin takip edilmesi işlemleri	Birim Kalite Komisyonu Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı Kalite Komisyonu İşlemleri Ofisi Personeli	PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ POL0005-OMÜ KALİTE POLİTİKASI PP.5.1.FR.0025-Toplantı Katılım Formu PP.5.2.FR.0057 Akademik Birim - Birim Kalite Komisyonu Oluşturma - Güncelleme Formu PP.5.2.FR.0056 İdari Birim - Birim Kalite Komisyonu Oluşturma-Güncelleme Formu PP.5.2.FR.0054 Birim Kalite Komisyonu Faaliyetleri Sunumu Yeterlilik Değerlendirme Formu	UBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Dijital ortam YÖKAK MİS
Tracking Criterion: KG1397 Kalite komisyonu ile gerçekleştirilen toplantı sayısı KG1398 Kalite komisyonu toplantısında alınan karar sayısı KG1399 Karar alınamayan toplantı sayısı
Risks: Kalite Komisyonu toplantısına yeterli katılım sağlanamaması nedeniyle karar alınamaması

F5.2.8 Birim İç Değerlendirme-Kurum İç Değerlendirme İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: YÖKAK kalite değerlendirme ölçütlerine uygun olarak kurumsal değerlendirme süreçlerini gerçekleştirmek, birimlerin iç değerlendirme sürecine katılımını sağlamak, kalite süreçlerinde kanıt odaklılığı teşvik etmek ve birimlerin kalite güvence sistemine yönelik farkındalıklarının artmasını sağlamak, birimlerin OMÜ’nün İç Değerlendirme Sürecinde aktif rol almalarını sağlamak, Kalite Komisyonunun doğru, güncel bilgi ve kanıtlarla KİDR raporlandırma sürecini gerçekleştirmek ve sürecin iyileştirilmesine yönelik faaliyetleri yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler, Koordinatörlükler (KK hariç)
İç Değerlendirme hazırlık işlemleri BİDR/KİDR ÜNİKYS tanımlama işlemlerinin yapılması ÜNİKYS BİDR/KİDR modülü destek işlemleri BİDR ÜNİKYS giriş işlemlerinin tamamlanması Kalite Komisyon üyelerine KİDR kanıt, bilgi ve belge temini vb. işlemleri KİDR’in hazırlanması ve yayınlanması işlemleri KİDR eylem planının hazırlanması, onaylanması ve yayınlanması PUKO Çevrim Kartlarının hazırlanması	Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı Birim Kalite Komisyonu İç Değerlendirme Ofisi Personeli	PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ POL0005-OMÜ KALİTE POLİTİKASI PP5.2.İŞA.0013-İç Değerlendirme Raporu İşlemleri İş Akışı PP.5.2.FR.0055 BİDR Bİrim İnceleme ve Değerlendirme Formu	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Dijital ortam YÖKAK MİS
Tracking Criterion: KG1400 ÜNİKYS’ye BİDR girişi yapmayan birim sayısının toplam birim sayısına oranı KG1401 YÖKAK Dış değerlendirme sonucunda ilgili raporda belirtilen iyileştirilecek alan sayısı
Risks: Kurum İç değerlendirme sonucunda birimler tarafından DİF açılmaması sonucu bulguların iyileştirilememesi
Opportunities: Kurumda değerlendirme süreçleri hakkında farkındalık oluşması BİDR/KİDR, İç tetkik ve YGG’nin ÜNİKYS üzerinden gerçekleştirilmesi ile takip edilebilirliğinin sağlanması ÜNİKYS BİDR süreci ile Kalite Komisyonunun doğru, güncel bilgi ve kanıtlara erişiminin kolaylaştırılması Kurumda değerlendirme süreçleri hakkında farkındalık oluşması BİDR/KİDR, İç tetkik ve YGG’nin ÜNİKYS üzerinden gerçekleştirilmesi ile takip edilebilirliğinin sağlanması

F5.2.9 İzleme ve İyileştirme Yönetimi

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Kalite Güvence Sistemi kapsamında uygunsuzlukların tespiti, kök neden analizlerinin yapılması, düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin Süreç Yönetimi, Eylem Planı, Geri Bildirim, Risk, İç Tetkik Raporu ve Yönetim Görevi modülleri üzerinden planlanması, uygulanması ve etkinliğinin izlenmesi suretiyle kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Eylem planlarının hazırlanması, izlenmesi ve raporlanması işlemleri Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetlerin izlenmesi ve raporlanması işlemleri Düzeltme işlemlerinin izlenmesi raporlanması Yönetim görevi işlemlerinin izlenmesi ve raporlanması	Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Birim Kalite Komisyonu Rektör Rektör Yardımcısı	Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ İYİLEŞTİRİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0033-Düzeltme Formu PP.5.2.FR.0032-İyileştirici Faaliyet Formu PP.5.2.FR.0031-Düzeltici Faaliyet Formu PP.5.1.PLN.0001-Eylem Planı Takip Çizelgesi PP.5.2.TAL.0002 ÜNİKYS Düzeltici-İyileştirici Faaliyet (DİF) İşlemleri Talimatı	ÜBYS ÜNİKYS Fiziki Ortam Dijital ortam
Tracking Criterion: KG806 Eylem planları üzerinden açılan DİF sayısı KG807 Yıl içinde “Etkili Değil” olarak değerlendirilmiş DİF sayısı KG808 Yıl içerisinde tanımlanan Düzeltme sayısı KG1402 Gerçekleşmeyen eylem sayısının toplam eylem sayısına oranı KG1403 Yıllık olarak Tamamlanan DİF sayısının toplam yıllık DİF sayısına oranı KG1404 Süreç Faaliyetleri için açılan DİF Sayısı KG1406 Yönetim Görevleri için açılan DİF sayısı KG1405 Yıl içinde verilen toplam Yönetim Görevi Sayısı
Risks: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması - 2025 PASİF RİSK Birimlerin eylem planlarında kendilerine verilen görevleri yapma konusunda isteksiz olması nedeniyle eylemlerin gerçekleştirilememesi Eylem planlarının uygulanabilir olmaması nedeniyle gerekli iyileştirmelerin yapılamaması -2025 PASİF RİSK Zamanında gönderilmeyen ERK ara ve sonuç raporu nedeniyle sürecin uzaması - 2025 PASİF RİSK Uluslararası sıralama kuruluşlarının talep ettiği verilerin eksik/hatalı veya geç gönderilmesi sebebiyle üniversitenin daha düşük sırada yer alması -2025 PASİF RİSK Ders açma taleplerinin müfredata uygun olmaması nedeniyle kalite süreçlerinin yavaşlaması - 2025 PASİF RİSK DİF ve Düzeltme kayıtları hakkında bilgi yetersizliği sebebiyle hatalı işlem yapılması
Opportunities: Ar-ge revizyon kılavuzu ile sıralama kuruluşlarında görünürlüğün artması-2025 YILI PASİF FIRSAT Birimlerin iyileştirme süreçlerini benimseyerek sürece katkıda bulunması-2025 YILI PASİF FIRSAT Üst yönetimin iyileştirme yönetimini içselleştirerek liderlik etmesi-2025 YILI PASİF FIRSAT Yürütülen tüm faaliyetlerin iyileştirilmesi amacıyla yıllık bir yol haritasının belirlenmesi imkanı Düzeltme kayıtlarının izlenmesi ile uygunsuz iş ve işlemlerin yaygınlığının önlenmesi İyileştirme yönetimini PÜKO çevriminin tamamlanmasının sağlanması Eğitimde revizyon kılavuzu kontrol kriterleri ile kalite ölçütlerine tam uyumun sağlanması-2025 YILI PASİF FIRSAT Eğitimde revizyon kılavuzu kontrol kriterleri ile kalite ölçütlerine tam uyumun sağlanması Ar-ge revizyon kılavuzu ile sıralama kuruluşlarında görünürlüğün artması Birimlerin iyileştirme süreçlerini benimseyerek sürece katkıda bulunması Üst yönetimin iyileştirme yönetimini içselleştirerek liderlik etmesi

F5.2.10 Kurumsal Akreditasyon İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: YÖKAK MİS program akreditasyonu, KİDR içerik ve kanıtlarının sisteme girilmesi, kullanıcı ve yönetici tanımlamaları ile kurumsal akreditasyon süreçlerinin etkin, düzenli ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
YÖKAK MİS program akreditasyonu modülü işlemleri YÖKAK KİDR İçerik ve kanıtlarının sisteme giriş işlemleri YÖKAK kullanıcı ve yönetici tanımlama işlemleri Kurumsal Akreditasyon takip işlemleri (Takım Üyeleri Bilgileri, Anket, Raporlar, İtiraz Süreci vb.)	Eğitim Öğretim Performansını Ölçme, Değerlendirme ve Geliştirme Komisyonu Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü Öğretim Elemanı ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Bölüm Başkanı Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Akreditasyon İşlemler Ofisi Personeli	PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ	ÜNİKYS ÜBYS Dijital ortam Fiziki arşiv YÖKAK MİS
Tracking Criterion: KG1426 Akredite olduğu halde YÖKAK MİS sisteminde tanımlı olmayan program sayısı
Risks: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması - 2025 PASİF RİSK Akreditasyon kriterlerinin devamlılığının sağlanamaması nedeniyle akreditasyon belgesinin kaybedilmesi Ders tanıtım dosyasının zamanında yüklenememesi nedeniyle bölüm/fakülte ortalamasının gerçek performansının ortaya konulamaması Eğitim öğretim performans ölçeği için ihtiyaç duyulan verilerin birimlerden eksik ve yanlış alınması sebebiyle öğretim elemanlarının gerçek performansının ortaya konulamaması - 2025 PASİF RİSK
Opportunities: Eğitim öğretim performans ölçeği için eopd.omu.edu.tr sistemi kullanıldığından sürekliliğin sağlanması Akredite program sayısının artması ile nitelikli öğrencilerin OMÜ’yü tercih etmesi Akredite program sayısının artması ile OMÜ’nün görünürlüğünün artması Akredite program sayısının artması ile OMÜ’nün YÖKAK Kurumsal Akreditasyon süreçlerini kolaylaştırması Eğitim öğretim performans ölçeği için eopd.omu.edu.tr sistemi kullanıldığından sürekliliğin sağlanması

F5.2.11 Süreç İzleme Kriterleri Yönetimi

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: KGS’de yer alan göstergeler için hedeflerin belirlenmesi, verilerin toplanması, değerlendirilmesi, raporlandırılması ve hedeflere ulaşma durumunun izlenmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Süreç İzleme kriterlerine ait veri ve gösterge havuzunun güncelleme işlemleri Süreç İzleme kriterlerine ait verilerin ve gösterge hedeflerinin girişlerinin sağlanması Raporlama işlemleri	Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü İzleme ve İyileştirme Birimi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Birim Kalite Komisyonu Gösterge Etiketi (Endeks) Sorumlusu Süreç/Faaliyet İzleme Ofisi Personeli	PP.5.2.FR.0037- ÜNİKYS Gösterge Hazırlama Tablosu PP.5.2.TAL.0001 ÜNİKYS Gösterge Oluşturma Talimatı	ÜNİKYS ÜBYS Fiziki Arşiv Dijital Ortam
Tracking Criterion: KG1427 Yıl sonunda süreç izleme kriteri veri girişini gerçekleştirmeyen birim sayısı KG1428 Süreç izleme kriteri için hedef girişini gerçekleştirmeyen birim sayısı
Risks: Birimlerin hedeflerini doğru belirleyememesi nedeniyle raporların hatalı hesaplanması Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması - 2025 PASİF RİSK Kurumsal verilerin gerçek değerinin girilmemesi nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması
Opportunities: Veri kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi Gösterge kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi Veri kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi Gösterge kütüphanesi yapısıyla tekrarlı veri girişlerinin önlenmesi

F5.2.12 Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Üniversite genelinde kalite güvence sistemi farkındalığını arttırmak ve Koordinatörlük web sayfası aracılığıyla bilgilendirmeler yapılmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
KGS Eğitim İşlemleri Kalite kültürünü yaygınlaştırma etkinlikleri işlemleri Kalite Koordinatörlüğü web sayfası işlemleri TSE Belgelendirme ön hazırlık destek işlemleri	Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü ORT-Kalite Sorumlusu ORT-Süreç Koordinatörü ORT-Süreç Yöneticisi Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma Birim Personeli ORT- Birim Web Sorumlusu	PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ Kalite El Kitabı Organizasyon El Kitabı Süreç Yönetimi El Kitabı	ÜNİKYS ÜBYS Dijital Ortam Fiziki Arşiv
Tracking Criterion: KG809 Verilen kalite güvencesi eğitimi sayısı KG1429 Yıl içinde Kalite Koordinatörlüğü web sayfasında yer alan Duyuru/Haber sayısı
Risks: İşyükü getirmesi nedeniyle birimlerin KGS’yi içselleştirmemesi Eğitim içeriklerinin yetersiz olması nedeniyle paydaş farkındalığının oluşmaması - 2025 PASİF RİSK
Opportunities: Kalite Koordinatörlüğü kurgu ekibinin sürece hakim ve tecrübeli oluşu- 2025 YILI PASİF FIRSAT ÜNİKYS yazılımcısının konuya hakim ve tecrübeli oluşu - 2025 YILI PASİF FIRSAT ÜNİKYS yazılımcısının konuya hakim ve tecrübeli oluşu

F5.2.13 KGS/ÜNİKYS Yönetişim İşlemleri ve Tasarı İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: ÜNİKYS yazılımının etkin, güvenli ve sürdürülebilir şekilde işletilmesini sağlamak amacıyla modüllere ilişkin içerik tanımlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi, birim talepleri doğrultusunda rol ve yetkilendirmelerin yapılması, sistem kurgusunun yapılandırılması, kullanıcı testleri aracılığıyla hata ve iyileştirme alanlarının tespit edilmesi ve kullanıcı destek süreçlerinin yürütülmesini temin etmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI
ÜNİKYS modül tasarım ve geliştirme işlemleri (kurgu, test, bilgi notu vb.) ÜNİKYS kullanıcı destek işlemleri ÜNİKYS Birim ve Kullanıcı yetkilendirme İşlemleri ÜNİKYS modül içerikleri (süreç kartı, kidr, geri bildirim konuları vb.) tanımlama işlemleri	BİDB Yazılım Geliştirme Birimi Personeli Kalite Komisyonu Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü KGS ve ÜNİKYS Tasarı Ofisi Personeli ORT-Kalite Sorumlusu	Süreç Yönetimi El Kitabı PP.3.5.FR.0003 OMÜ-ÜNİKYS (Üniversite Kalite Yönetim Sistemi) Eğitim Ücreti Puantajı PP.3.5.FR.0004 OMÜ-ÜNİKYS (Üniversite Kalite Yönetim Sistemi) Eğitim Programı Çizelgesi	● ÜBYS ● ÜNİKYS ● Fiziki Ortam ● Dijital ortam
Tracking Criterion: KG1430 Yıl sonunda ÜNİKYS yazılımında tespit edilen hata/eksiklik sayısı KG1431 Yıl sonunda ÜNİKYS yazılımında tespit edilen iyileştirme sayısı KG1409 ÜNİKYS satışı gerçekleştirilen kurum/üniversite sayısı KG1432 Yıl sonunda ÜNİKYS'de yazılımcı tarafından sistemde gerçekleştirilen geliştirme (hata düzeltme ve iyileştirme) işlemi sayısı
Risks: BİDB Yazılımcı ekibinin sayıca yetersiz olması nedeniyle ÜNİKYS yazılımının sürdürülebilirliğinin zorlaşması
Opportunities: ÜNİKYS yazılımının satışı ile OMÜ’nün marka değerinin artması Kalite Koordinatörlüğü kurgu ekibinin sürece hakim ve tecrübeli oluşu